La importancia de la planificación y el control de gestión en una startup

Publicado por el May 18, 2017 | 0 comentarios


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En el programa de aceleración ABANCA innova by Conector Galicia identificamos como pilar básico de cualquier startup de éxito la correcta gestión de los elementos financieros. Por ello, hemos desarrollado una sesión formativa con José Gainzaraín, Partner en Gainza Partnerssobre la importancia de la planificación y el control de gestión de una startup. Conseguir financiación es uno de los retos que deben afrontar todos los emprendedores. Saber cuánta financiación necesita la startup es el resultado de una buena planificación financiera. La correcta asignación de los recursos a las partidas presupuestadas permitirá a la startup avanzar en su fase de crecimiento. Un crecimiento que no se podría producir sin un control de gestión eficiente.

 

Ventajas de la planificación y el control de gestión

 

La planificación y el control de gestión se pueden definir como un enfoque sistemático y formalizado para el desempeño de fases importantes de las funciones directivas de administración y control. Este proceso se divide en cuatro grandes fases: definición de los objetivos generales y las metas a conseguir, desarrollo del plan estratégico a largo y a corto plazo con responsabilidades asignadas, elaboración de un sistema de reporting y desarrollo del procedimiento de seguimiento.

La ejecución de estas fases en la planificación y el control de gestión permite obtener, entre otras, las siguientes ventajas para una startup: las decisiones estratégicas se implementan asignando los recursos clave a cada responsable, se clarifican las relaciones de causa-efecto en el despliegue de objetivos en pirámide, se favorece el desarrollo de otros sistemas necesarios (sistemas de información, vinculados a RRHH o de control de gestión) y se ayuda a las personas a identificar sus responsabilidades y a la formación de equipos en las reuniones de seguimiento y análisis de los objetivos.

 

¿Cómo se realiza la presupuestación en una startup?

 

A partir del plan estratégico y de la realidad actual de la startup se puede configurar el plan operativo. Este plan operativo marca la línea de acción. Una línea de acción que se puede ver modificada por las circunstancias de cada momento. No se trata de acertar que va a pasar, sino que lo importante es establecer compromisos responsables y líneas de actuación consensuadas, disponer de herramientas que permitan identificar y corregir desviaciones y coordinar el funcionamiento global de la startup.

a) El presupuesto comercial

Si nos centramos en el presupuesto comercial podemos apreciar dos elementos básicos: el presupuesto de ingresos por ventas y el presupuesto de costes comerciales variables. El presupuesto comercial se desarrolla en términos monetarios y se alimenta del plan de acción comercial, a partir del cual se deben fijar las cantidades de producto a vender y los precios estimados objetivo.

b) El presupuesto de logística

El presupuesto de logística recoge el desarrollo de los planes de acción en el área de logística a partir de los planteamientos comerciales. Está compuesto por tres áreas base: presupuesto de aprovisionamientos, presupuesto de producción y presupuesto logístico. El escandallo de costes se postura como el elemento clave que permite confeccionar estos presupuestos.

La finalidad del presupuesto de aprovisionamientos es determinar el volumen de unidades a comprar y consumir en un determinado período, incluyendo el coste total derivado. El presupuesto de producción determina el coste de la mano de obra directa, el nivel de plantilla necesario para el cumplimiento de los planes y el coste total de los gastos directos de fabricación. El presupuesto logístico determina el coste de distribución total para los volúmenes presupuestados y se determina a partir del coste previsto de almacenaje, transporte y distribución.

c) El presupuesto de gastos generales

El presupuesto de gastos generales recoge al detalle los gastos generales de la startup. Se incluyen, entre otros gastos, el detalle de los arrendamientos, suministros, servicios de profesionales independientes, material de oficina, comunicaciones, seguros o marketing. Su elaboración suele ser muy tediosa, pero reflexionar desde cero permite que la startup se pueda plantear si los gastos que se vienen heredando históricamente son realmente necesarios.

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 José Gainzarain, Partner en Gainza Partners, desarrollando su charla en Conector Galicia

 

El cuadro de mandos como herramienta de control de gestión en la startup

 

El cuadro de mando integral o Balance Score Card es un método que permite determinar y medir las actividades en materia de estrategia y visión. Proporciona una mirada global de las prestaciones de la startup. Su objetivo es determinar si se puede continuar mejorando y creando valor, en qué debe sobresalir el negocio, cómo nos ven los clientes y cómo nos vemos a los ojos de los accionistas.

El cuadro de mandos se puede calificar como un sistema de gestión estratégico de la startup que permite formular una estrategia consistente y transparente, comunicar la estrategia a través de la organización, coordinar los objetivos de las diversas unidades, conectar los objetivos con la planificación financiera y presupuestaria, identificar y coordinar las iniciativas estratégicas y proponer acciones correctivas oportunas.

Desde Conector Galicia proponemos el siguiente proceso para elaborar esta herramienta de control de gestión: identificar los factores claves de gestión, definir las variables asociadas, definir los indicadores de medición y determinar la frecuencia de control y los responsables. Supongamos que el factor clave es alcanzar un determinado nivel de ventas. Las variables asociadas serían las ventas realizadas y las ventas realizables y los indicadores de control serían el porcentaje de ventas reales frente al presupuesto y el valor de los presupuestos en curso. Finalmente asignamos una frecuencia de control semanal al responsable comercial. De esta forma podemos realizar un control de gestión eficiente en nuestra startup.

Es siempre un placer recibir a nuestros mentores. Agradecemos a José Gainzarain, Partner en Gainza Partners, su participación en ABANCA Innova by Conector.

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